Le système indique douze pièces, mais il n’y en a que dix dans le bac. Une caisse prend apparemment des vacances dans le rayon voisin. Avec un inventaire tournant, vous contrôlez régulièrement une partie de l’entrepôt. Les écarts apparaissent alors que les derniers mouvements sont encore faciles à retracer.
1. Définissez ce que vous comptez
Une position de comptage correspond par exemple à un article + une variante + un emplacement + un lot + une unité. Le même article à trois emplacements donne trois positions. Six cartons de six pièces représentent 36 pièces ; comptez séparément le contenu des cartons ouverts. Pour les conditionnements variables, consultez notre article sur les unités de stock variables.
Distinguez les marchandises bloquées ou endommagées des marchandises vendables. Attribuez à chaque position une personne responsable et une prochaine date de contrôle. « Il faudrait recompter » devient ainsi une tâche réalisable.
2. Planifiez selon le risque et la charge de travail
Comptez plus souvent les positions à forte rotation, de grande valeur ou faciles à confondre. Une pièce de rechange rarement utilisée peut aussi être critique si son absence arrête une activité. La priorité dépend donc également des conséquences d’une rupture.
Exemple fictif : répartissez 200 positions en trois groupes : 20 à compter chaque semaine, 60 chaque mois et 120 chaque trimestre. Avec quatre semaines et 20 jours de travail par mois de planification, cela représente 80 + 60 + 40 = 180 comptages, soit neuf par jour. Répartissez le groupe trimestriel sur trois de ces mois simplifiés.
Prévoyez du temps supplémentaire pour les recomptages. Mesurez les minutes nécessaires par position durant la première semaine : un bac de vis demande plus de patience que cinq machines à café. Adaptez le programme quotidien au temps disponible.
Gardez dans le plan les positions réalisées et celles encore à contrôler. Sinon, les mêmes bacs faciles d’accès risquent d’être comptés en boucle. Reportez une tâche manquée avec une personne responsable. Après un trimestre, vous devez pouvoir identifier les positions effectivement vérifiées et celles qui restent ouvertes.
3. Comptez en cinq étapes
- Identifier : vérifier emplacement, article et unité ; clarifier les mouvements en cours.
- Fixer un instant de référence : suspendre brièvement les mouvements à cet emplacement ou enregistrer précisément ceux qui se produisent pendant le comptage.
- Compter indépendamment : consulter si possible la quantité théorique seulement après. Sinon, on cherche inconsciemment le « bon » résultat.
- Vérifier l’écart : recompter, contrôler l’emplacement voisin, la zone d’emballage et les écritures. Faire intervenir une seconde personne si nécessaire.
- Clôturer : documenter quantité, heure, cause et validation, puis enregistrer une correction justifiée.
Microsoft décrit également un cycle comprenant une tâche de comptage, le comptage et la vérification des écarts. Sa documentation sur l’inventaire tournant précise qu’une tâche ouverte ne bloque pas automatiquement les mouvements.
4. Un écart apparent n’est pas toujours un manque
Exemple : à 09:00, la liste indique 48 pièces. À 09:04, trois pièces sont prélevées. À 09:05, vous en comptez 45. L’ancienne liste affiche un écart de trois, mais aucune pièce ne manque.
Comparez les quantités au même instant. Une marchandise mal localisée peut nécessiter un transfert plutôt qu’une correction du total. Vérifiez les causes habituelles des écarts de stock avant de diminuer le stock enregistré.
Classez les causes : réception, préparation, retour ou unité incorrecte. Examinez chaque semaine les erreurs récurrentes et désignez qui améliore le processus. Compter plus souvent ne répare pas une réception mal organisée.
Pour commencer : dix positions, une semaine
Choisissez dix positions, un moment calme et une personne responsable. Après une semaine, vérifiez si toutes les tâches étaient réalisables, quels écarts restent inexpliqués et ce qui a pris le plus de temps.
Gäbig Basic comprend l’inventaire, la gestion des stocks et les transferts entre emplacements. Votre équipe définit le rythme et les validations. La gestion de stock pour PME montre comment intégrer cette routine aux mouvements quotidiens.