Le système indique douze pièces, mais vous n’en comptez que dix dans le casier. Avant de corriger la quantité, conservez le dernier comptage fiable et les mouvements intervenus depuis. Sinon, la correction risque d’effacer la piste permettant de comprendre l’écart.
1. La réception ne correspond pas à l’enregistrement
Comparez commande fournisseur, bon de livraison et quantité réellement contrôlée. Un bon entièrement enregistré ne prouve pas que toute la marchandise est arrivée. Les livraisons partielles, dommages et articles de remplacement doivent être distingués. Seule la quantité acceptée et libérée devient vendable.
Vérifiez notamment les livraisons de fin de journée : la marchandise a-t-elle été rangée avant d’être enregistrée ? Prévoyez une zone de réception où elle reste jusqu’à confirmation de l’article, de la quantité et de l’emplacement cible. Une personne désignée clarifie les écarts avec le fournisseur.
2. Un mouvement n’a pas été enregistré
Cherchez au poste d’emballage, sur le chariot des retours et dans la zone de débordement. Une pièce introuvable n’a pas forcément quitté l’entrepôt. Les échantillons, produits utilisés pour des photos et déplacements improvisés ont aussi besoin d’une trace. « Je sais où c’est » ne suffit pas lors d’un remplacement.
Attribuez une adresse aux zones intermédiaires. Pour un transfert, enregistrez ensemble départ, destination, article et quantité. La gestion d’entrepôt pour PME explique cette organisation. Un total correct reste difficile à préparer si les emplacements ne sont pas fiables.
3. Stock physique et disponible sont confondus
Une commande peut réserver des articles encore présents dans le rayon. À l’inverse, un prélèvement déjà enregistré ne doit pas être déduit une seconde fois lors de l’expédition. Comparez toujours le même état de stock au même moment.
Exemple fictif : douze pièces sont présentes, trois réservées et deux bloquées pour dommages. Sept restent disponibles. Le chiffre sept dans la boutique et douze dans l’entrepôt peuvent donc être corrects. Consultez les règles indiquant quand réserver le stock.
4. Les retours sont libérés trop tôt
Un colis reçu n’est pas encore une marchandise revendable. Vérifiez référence, accessoires et état avant toute libération. Gardez les cas incertains séparés physiquement et dans le système. Une note de crédit ne prouve pas que le produit peut être revendu.
Suivez un retour jusqu’à son rayon. Une décision d’état ou un emplacement confirmé manque-t-il ? Le contrôle des retours permet de relier inspection et enregistrement du stock.
5. Carton, pièce et variante ne correspondent pas
Que signifie « 1 » : une pièce, un carton de six ou un lot ? Des écarts répétés par multiples du conditionnement suggèrent une conversion incorrecte. Vérifiez aussi qu’un même code interne ne désigne pas deux variantes.
Documentez unité de base, contenu du conditionnement et unité vendue. Pour un lot, précisez si vous gérez les composants ou le lot assemblé. Toute modification doit être testée à la réception, à la vente et au retour.
Corriger aussi la cause
Notez cause, étape concernée et responsable de la correction. Recomptez après de nouveaux mouvements. Un petit plan d’inventaire tournant montre si la mesure tient dans le temps. Si l’écart revient, revoyez le processus plutôt que de multiplier les ajustements.