La promotion démarre lundi. La marchandise arrive lundi. Tout semble bien calé… jusqu’à ce qu’il faille contrôler la palette, ranger les articles et rendre le stock disponible. Un approvisionnement saisonnier se planifie à partir du moment où les marchandises doivent être réellement prêtes à la vente.
Ce guide concerne les dates et les responsabilités. Le calcul des quantités figure dans l’article sur les modèles d’achat saisonniers. Ces deux dimensions doivent faire partie du même plan.
1. Remontez le calendrier depuis le début des ventes
Recensez les durées de validation interne, du fournisseur, du transport, de la réception et du rangement. Utilisez des valeurs mesurées ou confirmées. Vérifiez si le fournisseur parle de jours calendaires ou de travail et si le transport est inclus. Ne comptez pas deux fois la même durée.
Plan fictif : une promotion commence au jour J. Pour simplifier, tous les délais sont exprimés en jours de travail, sans jours fériés. Commande et confirmation prennent ensemble un jour. Le fournisseur a ensuite besoin de dix jours jusqu’à la livraison. Ajoutez deux jours pour la réception et trois jours de marge.
| Échéance | Étape terminée |
|---|---|
| J − 16 | Le service achats valide la commande. |
| J − 15 | Le fournisseur confirme quantité et date. |
| J − 5 | La marchandise arrive comme prévu. |
| J − 3 | Le contrôle, le rangement et la mise à disposition du stock sont terminés. |
| J | La promotion démarre ; trois jours de marge ont pu absorber des retards. |
La marge est choisie pour l’exemple. La documentation Odoo sur les délais distingue aussi délai fournisseur et temps interne d’approvisionnement. Votre propre plan doit refléter les processus de votre entreprise.
2. Attribuez une responsabilité à chaque passage de relais
Une liste simple suffit : article, quantité, date de commande, arrivée confirmée, responsable et prochain contrôle. Ajoutez la dernière date à laquelle une solution de remplacement reste possible.
- Achats : obtenir les confirmations, clarifier les écarts et consigner les changements.
- Entrepôt : prévoir espace et personnel ; signaler immédiatement les manques ou dommages.
- Équipe e-commerce : lancer la promotion avec une disponibilité fiable et adapter publicité ou promesses en cas de retard.
Distinguez les livraisons confirmées des autres. Un accord vague au téléphone ne constitue pas une date ferme. Même avec une gestion de stock commune à la boutique et à l’entrepôt, la réception et la mise à disposition doivent être correctement enregistrées.
Avant validation : la commande tient-elle dans l’entrepôt ?
Vérifiez trois limites pratiques : le budget couvre-t-il aussi les commandes déjà engagées ? La zone de réception peut-elle accueillir toute la livraison ? L’équipe peut-elle contrôler et ranger la marchandise dans les deux jours prévus ?
Si plusieurs fournisseurs arrivent ensemble, chaque plan peut fonctionner séparément et l’ensemble échouer. Convenez, si nécessaire, de livraisons échelonnées. Précisez la quantité requise au lancement. Le solde n’est disponible qu’à sa propre date confirmée.
3. Décidez à l’avance comment réagir à un retard
Pour les articles critiques, établissez un ordre de priorité : livraison partielle, article de remplacement, report de la promotion ou limitation à certains canaux. Évaluez une livraison express selon son surcoût et la marge contributive attendue.
Vérifiez la date au minimum lors de la confirmation et avant l’expédition par le fournisseur. Une longue chaîne d’approvisionnement peut nécessiter d’autres jalons convenus. Réserve de stock et marge de temps couvrent des risques différents ; la planification du stock de sécurité traite la quantité.
4. Planifiez aussi la fin de saison
Calculez la dernière date de réapprovisionnement selon la demande restante et le délai. Vérifiez que chaque commande sera utilisable avant la fin de la demande. Pour les invendus, décidez s’ils restent à l’assortiment, sont regroupés, retournés si cela a été convenu, ou écoulés de manière organisée.
Un retour ne redevient disponible qu’après contrôle. Le guide des processus d’entrepôt en e-commerce présente les passages de relais lors des pics de commandes.
Commencez aujourd’hui
Prenez une promotion à venir et calculez à rebours la date de commande de ses cinq articles principaux. Obtenez les confirmations manquantes. Gäbig Purchase aide à planifier les quantités avec des suggestions et des analyses saisonnières ; fixez également par écrit le calendrier et les responsabilités.