La mise en place commence avant la première connexion. Références dupliquées, zones oubliées et commandes ouvertes inconnues transféreraient simplement les anciens problèmes dans le nouvel outil.
Délimiter le départ
Choisissez sites, familles d’articles et processus du pilote ; notez ce qui viendra plus tard. Nommez un responsable opérationnel et un remplaçant connus des achats, de l’entrepôt et du service client. Recensez tôt les cas particuliers : kits, quantités partielles, retours sans référence et stock externe.
Nettoyer les fiches articles
- Une référence interne unique pour chaque variante.
- Des codes associés au bon niveau de conditionnement.
- Une unité de base et des conversions documentées.
- Des articles inactifs clairement identifiés.
- Une logique définie pour kits et composants.
Importez d’abord un petit fichier représentatif. Préservez zéros initiaux, accents et décimales. Le comparatif CSV et API aide à choisir reprise et échanges ultérieurs.
Cartographier les lieux réels
Identifiez rayons et bacs, mais aussi réception, contrôle, débordement, retours et départ. Un stock sur chariot doit avoir sa place dans le système. Faites chercher un emplacement à quelqu’un qui ne connaît pas l’entrepôt : les ambiguïtés apparaissent vite. La gestion des emplacements pour PME fournit la base.
Sécuriser l’état initial
Fixez l’instant de reprise, contrôlez ou comptez la zone et documentez les mouvements en cours. Commandes clients, réservations, achats et retours ouverts doivent être repris ou clôturés de manière contrôlée.
Exemple fictif : vingt pièces sont présentes, dont cinq réservées. Importer vingt pièces libres serait incorrect. Reprenez stock physique et opération ouverte selon la logique prévue.
Tester appareils et rôles
Essayez scanner, imprimante et connexion aux vrais postes. Créez les droits et testez un remplacement. Le guide des appareils existants aide à éviter des achats inutiles. Exercez réception normale, manque, mauvais code et coupure ; chacun doit savoir ce qu’il peut corriger et ce qu’il doit transmettre.
Prévoir validation et repli
Définissez réussite par stocks finaux justes, opérations ouvertes compréhensibles et équipe autonome. Le repli inclut le rapprochement des mouvements déjà enregistrés, sans deux listes faisant foi simultanément.
Le guide pour numériser un processus décrit l’introduction. Testez Gäbig Basic avec vos données préparées. Cette préparation ne garantit pas une durée fixe, mais rend les risques et la validation plus concrets.