Des applications distinctes pour la boutique, l’entrepôt et les achats peuvent bien fonctionner ensemble. Le problème commence lorsqu’elles corrigent toutes le même stock indépendamment. Dessinez d’abord qui crée, modifie ou consulte chaque valeur.
Une source par donnée
Listez référence, description, prix, stock physique, réservation, date de livraison et proposition d’achat. Pour chaque champ, indiquez la source faisant foi, les destinataires et le délai nécessaire. Une source unique pour toutes les données n’est pas obligatoire : la boutique peut gérer les textes tandis que l’entrepôt confirme les mouvements, si l’intégration permet cette répartition.
Ne pas confondre stock et besoin d’achat
Le stock physique comprend la marchandise présente ; la disponibilité exclut réservations et blocages. Le besoin d’achat dépend aussi de la demande future, du délai et des commandes arrivant à temps.
Exemple fictif : cinquante pièces présentes, vingt réservées et cinq bloquées laissent 25 disponibles. Une demande de quarante avant la prochaine réception utile révèle quinze pièces à couvrir. Cette simplification n’intègre ni tampon ni conditionnement.
Suivre un article partout
Avec une variante identifiable, testez réception, commande, annulation, prélèvement et retour. Après chaque étape, comparez les quantités attendues dans chaque application au même instant et pour le même état. Stock total et disponibilité peuvent légitimement différer.
Renvoyez un message et interrompez une connexion de manière contrôlée. Vérifiez alerte puis quantité finale après reprise. Le guide de synchronisation boutique-entrepôt détaille ce parcours.
Encadrer les corrections
Définissez où modifier le stock, avec motif, date et responsable. Sinon, une synchronisation peut écraser une correction effectuée dans l’autre outil. Évitez aussi plusieurs suivis indépendants des commandes fournisseurs : une quantité reçue doit quitter le solde attendu pour ne pas être comptée deux fois. Consultez les données des propositions d’achat.
Préparer un changement d’application
Testez l’export des références, caractères accentués, unités, historiques nécessaires et opérations ouvertes. Une grande quantité de lignes CSV ne prouve pas que l’export est complet. Fixez un moment de bascule ; deux outils ne doivent pas enregistrer simultanément de nouveaux mouvements. Rapprochez ensuite commandes clients et fournisseurs ouvertes, sur un périmètre pilote limité.
Gäbig Basic et Purchase couvrent des responsabilités différentes. Comparez périmètre, connexions et coûts avec votre tableau. Le bon nombre d’applications est celui qui laisse chaque valeur traçable et chaque erreur compréhensible.